Ein Besprechungsraum darf in seiner Gestaltung nicht vom Wesentlichen, den Inhalten der Besprechungen, ablenken. Daher sollte man bei der Gestaltung eines Besprechungsraumes stets darauf achten, den Raum nicht übermäßig, oder zu auffällig zu dekorieren. Wichtig ist bei einem Besprechungsraum, auf den Komfort zu achten, denn die Mitarbeiter und/oder Kunden sollen sich trotz der vorherrschenden geschäftlichen Atmosphäre, wohl fühlen.
So ist besonders auf die Bequemlichkeit der Bestuhlung zu achten. Außerdem sollte die Einrichtung so gewählt werden, dass ausreichend Platz vorhanden ist. Die Teilnehmer der Besprechungen dürfen nicht eingeengt werden. Die Besprechung muss so ablaufen können, dass alle Teilnehmer freie Sicht auf z.B. Projektionen oder Flipcharts haben, damit sich niemand den Kopf verdrehen muss.
Grelle Farben und aufdringliche Muster an Wänden und Boden sind in einem Besprechungsraum fehl am Platz, so können sie sich unter Umständen negativ auf die Psyche der Teilnehmer auswirken, daher sollten Besprechungsräume in weiß oder cremefarben gehalten werden.
Die Funktionalität hat bei Besprechungsräumen höchste Priorität, aber die Einrichtung darf keinesfalls billig oder nur auf Funktion ausgelegt sein. Ein gewisses Stielbewusstsein sollte bei der Einrichtung eines Besprechungsraumes nicht fehlen. Zu beachten ist, dass man bei den Möbeln die Grenze, sowohl zum Kitsch als auch zu überteuerten Designerstücken wahrt. Ein Besprechungsraum soll nicht protzen, darf aber auch nicht wirken, als könne die Einrichtung beim Firmenchef aus dem Keller stammen. Ein gesunder Mittelweg ist also bei der Einrichtung eines Besprechungsraumes zu wählen.
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